5 секретов эффективной работы с удалёнными авторами

Сегодня многие работодатели используют труд удалённых работников ― эта форма работы с персоналом становится всё более популярной. Но несмотря на технологические возможности ― электронную почту, скайп и др., ― существуют нюансы, которые делают удалённую работу полной «подводных камней».

В дополнение к обычным рекомендациям по управлению такой удалённой командой (регулярно общаться по телефону и электронной почте, рассылать информационные бюллетени, работать в групповых чатах и др.) можно дать ещё пять дополнительных советов, которые помогут держать её «на коротком поводке». Если вам не понаслышке знакома подобная организация работы, нижеследующие рекомендации будут вам очень полезны.

1. Будьте сверхвнимательны при переписке!

Эффективное общение ― одно из самых важных условий работы виртуальной организации. Удалённая форма общения должна всесторонне поощряться. Фактически такое взаимодействие должно стать элементом корпоративной культуры.

Однако с другой стороны, электронное печатное слово может быть неправильно истолковано ― особенно если участники переписки злоупотребляют жаргонизмами, разговорной речью или недостаточно глубоко продумывают свои мысли. Определённость и однозначность должны быть основой основ такого взаимодействия. Это работает и в случае с обычным, «оффлайновым» персоналом, однако для удалённых работников риск непонимания становится критичным: он может привести к полному параличу трудового процесса.

Это прозвучит немного жёстко, но если у вас есть сомнения, что ваша реплика может быть истолкована неправильно ― не отправляйте её. Лучше ваше письмо будет написано сухим неэмоциональным языком, чем даст повод для обиды или недоумения. Если только вы не уверены на 100%, что добьётесь нужной реакции ― оставьте эмоции для видеозвонка в скайпе или телефонного разговора.

2. Неформальные новости должны иметь такую же важность, как и официальные

Не забудьте делиться новостями, касающимися членов удалённой команды ― такими как дни рождения, актуальные семейные события, и даже забавные истории из жизни головного офиса ― если это допустимо. Это поможет сотрудникам, разделённым большими расстояниями, гораздо увереннее чувствовать себя частью целой команды.

Для многих работников социальное взаимодействие (и общение на рабочем месте ― в частности) является очень важным. Установлено, что работник, находящийся в отпуске или в длительном отгуле, испытывает скрытый стресс от «разлуки» с коллегами. Часто удаленные сотрудники полагают, что как только они окажутся «вне поля зрения» коллег по офису, то они станут неинтересны работодателю. Такие работники могут даже испытывать стресс, не имея прямой возможности повлиять на источник своих проблем. Подобное «исключение» из жизни организации часто ведёт к неврозам ― тем более, что эмоциональная поддержка коллег в этой ситуации также труднодоступна.

3. Будьте готовы к не самым позитивным новостям

Сплетни в курилке ― это одно, но если информация передаётся на большое расстояние, она неминуемо будет мутировать в худшую сторону, как в игре «испорченный телефон». Помимо информации об успехах компании не забудьте сообщать менее радостные новости, делая это настолько открыто и честно, насколько возможно.

Если о вашем продукте отзываются плохо, если где-либо опубликовали негативный комментарий, продажи идут на спад или кто-то уволен ― сообщите об этом в удалённой команде, сопроводив информацию подходящим комментарием или развёрнутым объяснением.

Не думайте, что удалённые сотрудники не смогут узнать эти новости. Так или иначе информация окажется у них ― и на вас лежит вся полнота ответственности за то, насколько верно коллектив даст оценку хорошим или плохим событиям. Гораздо лучше, если эти новости будут исходить от вас, нежели от другой персоны, которая хочет захватить неформальное лидерство.

4. Сделайте доступной нужную информацию

Нет более невыносимой изоляции для удалённого работника, чем отсутствие доступа к информации, необходимой для выполнения поставленной задачи. Одно дело — информировать всех о кадровых перестановках, новой стратегии продвижения на рынке и внедрении службы поддержки клиентов, и совсем другое — понимать, что далеко не вся информация «доходит» до работников так чётко, как вы бы того хотели; электронные письма гораздо чаще теряются в почтовых ящиках адресатов, чем вы можете себе представить.

Вам следует убедиться, что каждый из удалённых работников имеет доступ к нужной информации внутри компании — и не только в рабочее время, а 24 часа в сутки, 7 дней в неделю. Данными должен пользоваться каждый, кто в них нуждается — даже те работники, которые пропустили ваш звонок или не попали на важное совещание, заняты в проекте неполный рабочий день либо работают в другом часовом поясе.

5. Всегда делайте так, чтобы план дальнейших действий был полностью понятен

Одна из самых сложных вещей в «виртуальном офисе» — это внезапный проблемный телефонный звонок в самый разгар напряжённого трудового дня или несколько сообщений по электронной почте, каждое с пометкой «особо важное», поступивших одновременно от нескольких заказчиков или вышестоящих руководителей. В возникшем информационном шуме могут потеряться самые неотложные дела первостепенной важности.

Если вы — организатор или руководитель проекта, этот вопрос лежит в сфере вашей ответственности: убедитесь, что по результатам телефонного звонка или электронного письма работник понял поставленную перед ним задачу. Самый простой способ — попросите пересказать её своими словами.

Если задание групповое — обязательно назначьте ответственного и предоставьте ему право самостоятельно выбрать наиболее эффективный путь решения, особенно если дальнейшая работа по проекту предполагает обсуждение в небольших группах конечных исполнителей.

Кроме того, если вы пересылаете по цепочке исполнителей копию чьего-нибудь электронного письма, обязательно сделайте своё пояснение, чтобы будущие адресаты сразу смогли понять, каких действий от них ждут. Даже самые способные люди иногда нуждаются в том, чтобы кто-то указал им правильное направление движения.

БОНУС: адаптируйте свою стратегию к особенностям вашей организации

Конечно, ни один совет не будет являться универсальным для разрешения всех рабочих ситуаций и обеспечения слаженной работы всех удалённых специалистов. Постоянно отслеживайте, насколько эффективны коммуникации внутри компании, и адаптируйте свои методы по ситуации.

Например, если вы знаете, ваша команда не очень любит скайп, вы можете общаться с ними по телефону либо попробовать иные способы общения ― электронную почту и т.д. Нет смысла перегружать удалённого работника информацией, просто поддерживайте связь по мере необходимости.

Самое важное из всего перечисленного ― обязательно дайте удаленным работникам возможность влиять на работу компании. Хотя бы посредством внесения предложений по оптимизации труда. Удалённый специалист должен иметь возможность в любое время донести до руководителя любое предложение ― независимо от уровня полномочий и статуса в компании.

По мотивам: «5 Tips for Keeping Remote Workers in the Loop» (англ.)

P.S. Ещё немного правды про фрилансеров можно найти вот здесь

Автор: Надежда Светлова