Die kostenlose Software Skype ist mittlerweile so populär, dass nach ihr schon ein eigenes Verb gebildet wurde: skypen. Die meisten Leute nutzen Skype, um kostenlose Telefonanrufe zu tätigen und hin und wieder Video-Chats zu weit entfernten Freunden und Verwandten aufzubauen. Dabei ist das nur ein Bruchteil dessen, was Skype wirklich kann – insbesondere im Business-Sektor. Eine Videokonferenz via Skype kann gut und gerne eine teure Geschäftsreise ersetzen. Nicht zu vergessen die kostenlose Skype-zu-Skype-Telefonie, über die Sie auch mit Geschäftspartnern und Kunden im Ausland günstig in Kontakt bleiben können.
Sie können Skype aber auch nutzen, um anderen eine PowerPoint-Präsentation zu zeigen oder sich ganz ohne die üblichen Hürden in laufende Konferenzen einzuwählen. Sie können Ihrer Webseite einen Skype-Button hinzufügen, um Kunden und Besuchern die Möglichkeit zu geben, direkt mit Ihnen in Kontakt zu treten. Klingt gut? Dann fangen wir mal an.
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1) Teilen Sie Ihren Bildschirm
Es ist immer einfacher, etwas zu zeigen als es nur zu beschreiben. Und Skype gibt Ihnen nicht nur die Möglichkeit, sich selbst zu zeigen (in einem Video-Chat), sondern auch Ihren PC-Bildschirm und das, was gerade darauf vorgeht. Diese Funktion ist eines der bestgehütetsten Geheimnisse der Software. Sie erlaubt es Ihnen, beispielsweise eine Präsentation mit anderen zu teilen, Ihrem Gegenüber eine Webseite zu zeigen oder zu demonstrieren, wie ein neues Produkt verwendet wird.
Um die Funktion zu nutzen, starten Sie zunächst einen Skype-zu-Skype-Anruf über den kostenlosen Skype-Client für Windows oder Mac. Sobald Sie verbunden sind, klicken Sie auf das Plus-Symbol in der Anrufleiste und wählen Sie dann “Bildschirme teilen”. So können Sie Ihren eigenen Bildschirm für Ihren Gesprächspartner sichtbar machen. Wollen Sie den Bildschirm Ihres Gegenübers betrachten, muss er oder sie die gleiche Aktion ausführen.
In der auftauchenden Popup-Box klicken Sie auf den Start-Button; so teilen Sie Ihren gesamten Desktop. Wenn Sie nur ein bestimmtes Fenster oder Programm sichtbar machen wollen, klicken Sie auf den Pfeil nach unten und wählen Sie “Fenster teilen”. Wählen Sie dann das zu teilende Fenster und klicken Sie auf “Start”.
Nun kann Ihr Gesprächspartner das sehen, was Sie selbst auch sehen. Wenn Sie den gleichen Effekt in einer Gesprächsgruppe erzielen wollen, benötigen Sie allerdings einen kostenpflichtigen Skype-Premium-Account.
Es muss nicht immer Skype sein: Die besten Alternativen
2) Anrufe aufzeichnen
Das Aufzeichnen von Anrufen hat einen schlechten Ruf, macht gerade im Firmenbereich aber durchaus Sinn. Sofern alle Beteiligten damit einverstanden sind, kann Ihnen ein aufgezeichneter Anruf dabei helfen, in einer Konferenz angesprochene Punkte im Nachhinein nochmals Revue passieren zu lassen, ein geschriebenes Transkript einer Konversation zu erstellen oder den Kundenservice zu verbessern.
Es gibt diverse Skype-Apps für Windows, die Gespräche aufzeichnen können. Der MP3 Skype Recorder zum Beispiel kann die Aufnahme wahlweise manuell oder automatisch starten und funktioniert mit Anrufen über Skype Conference, Skype-zu-Skype, SkypeOut und Skype Online Number. Noch besser: Es kann die unterschiedlichen Aufnahmen als verschiedene Tracks speichern: Ein Track für den Anrufer, ein separater für den Angerufenen. Zudem ist es kostenlos.
Wenn Sie etwas noch vielfältigeres wollen, probieren Sie es mit IMcapture für knapp 35 Euro. Das Programm fügt die Funktion Gesprächsaufzeichnung dem Skype-Menü hinzu und ist kompatibel mit Windows und Mac.
3) Bereits laufenden Konferenzen beitreten
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Wenn Sie einen Großteil Ihrer Arbeitszeit mit Konferenztelefonie verbringen, wissen Sie, wie umständlich und zeitraubend oft der Einstieg in eine solche ist: Die Konferenz-Daten im Kalender oder der Bestätigungs-Mail heraussuchen, Nummer wählen, Passwort eingeben und so weiter.
Für Outlook-Nutzer gibt es einen einfacheren Weg: Plantronics’ InstantMeeting . Das kostenlose Add-On sucht selbstständig Details zu Konferenzgesprächen aus Ihrem Outlook-Kalender heraus, erinnert Sie kurz vor dem Termin an das anstehende Gespräch und bietet in Kombination mit Skype die Möglichkeit, sich mit nur einem Klick in das Gespräch einzuklinken. Wenn Sie der Organisator der Telefonkonferenz sind, können Sie InstantMeeting auch benutzen, um Teilnehmer beispielsweise auf eine Verspätung hinzuweisen. Außerdem kann das Programm einen abgebrochenen Anruf mit nur einem einzigen Klick wieder aufnehmen.
Interessant ist auch zu wissen, dass es InstantMeeting auch für Android, BlackBerry und iOS gibt – allerdings greifen die mobilen Apps nicht auf Skype zurück.
4) Ein Skype-Button für die Webseite
Möchten Sie Ihren Kunden die Möglichkeit bieten, Sie kostenlos zu kontaktieren? Normalerweise würde das bedeuten, Sie müsste eine gebührenfreie Telefonnummer einrichten lassen – was dann zwar kostenlos für Ihre Kunden, aber nicht für Sie selbst wäre. Glücklicherweise gibt es auch einen anderen Weg: Mit einem Skype-Button auf Ihrer Webseite .
Zuerst haben Sie die Wahl zwischen einem halben Dutzend verschiedener Button-Stile. Zwei von ihnen sind zudem dynamisch, das heißt, sie verändern sich abhängig von Ihrem Skype-Status, wenn Sie zum Beispiel online oder offline sind. Den zur Verfügung gestellten HTML-Code des Buttons kopieren Sie einfach an die passende Stelle auf Ihrer Webseite. Fügen Sie dann noch ein paar beschreibende Worte hinzu, die den Kunden erklären, wie der Button funktioniert.
Wenn Sie einen noch individuelleren Skype-Button wollen, probieren Sie den Skype Button Wizard aus. Damit lassen sich Stil, Farbe, Größe, Hintergrund und andere Aspekte des “Call me!”-Buttons anpassen. Selbst seine Funktion: Aus dem Anruf-bei-Klick kann dann zum Beispiel ein “Chat-bei-Klick”, ein “Hinterlassen Sie eine Sprachnachricht” oder etwas gänzlich anderes werden.
5) Eine Skype Online Nummer bekommen
Mit einem Skype-Button auf Ihrer Webseite können Kunden Ihre Firma direkt kontaktieren. Aber natürlich ist das nicht das gleiche wie eine richtige Telefonnummer, die Sie auch an Kunden und wichtige Kontakte weitergeben können. Wenn Sie Skype genauso flexibel für eingehende Anrufe machen wollen, wie es für ausgehende Anrufe bereits ist, brauchen Sie eine Skype Online Nummer.
Wie der Name schon verrät, handelt es sich hierbei quasi um eine eigenständige Telefonnummer, die von Leuten aus dem Festnetz und dem Mobilfunknetz angerufen werden kann. Sobald ein Anruf eingeht, meldet sich Skype genauso wie bei einem Skype-zu-Skype-Anruf – inklusive Anrufer-ID auf dem Display. Die Funktion umfasst ferner Anrufweiterleitung, Voicemail und die Möglichkeit, mehrere Nummern einem einzigen Skype-Account zuzuordnen. Skype Online Nummern kosten 17,25 Euro für drei Monate oder 57,50 Euro für ein ganzes Jahr.
6) Günstige Textnachrichten versenden
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Ebenso wie das Teilen von Bildschirmen ist das Versenden von Textnachrichten via Skype eine eher unbekannte und wenig genutzte Funktion. Sie können wahlweise Ihren Computer oder Ihr Handy benutzen um eine SMS an einen beliebigen Kontakt zu senden – oft für deutlich weniger Geld, als Ihr Mobilfunkanbieter dafür verlangen würde, insbesondere bei Nachrichten ins Ausland.
Um eine Nachricht vom PC aus zu versenden, benutzen Sie wie bei einem normalen Chat das Chatfenster von Skype zum Tippen. Setzen Sie allerdings zusätzlich einen Haken bei der Option “SMS” im Chatfenster. Wenn Sie die Skype-App benutzen, zum Beispiel auf Ihrem iPhone, tippen Sie auf “mehr” und wählen Sie dann “SMS”.
Natürlich sind die Skype-SMS nicht völlig kostenlos. Sie brauchen zunächst ein gewisses Guthaben auf Ihrem Skype-Account, um den Dienst nutzen zu können. Preise für SMS beginnen je nach Zielland bei 4,7 Cent pro Nachricht. Eine SMS nach Norwegen kostet beispielsweise 9,9 Cent; eine SMS nach Japan sogar nur 6,1 Cent inklusive Mehrwertsteuer. Die meisten Mobilfunkanbieter verlangen deutlich mehr für internationale Nachrichten. Die Preise für SMS können Sie auch online im Voraus nachlesen.
7) Günstiges WLAN für unterwegs
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Auf Geschäftsreisen ist es in Hotels nicht unüblich, Gebühren zwischen 10 und 20 Euro pro Tag für das zimmereigene WLAN zu zahlen. Mit SkypeWiFi komen Sie hingegen billiger weg. Mit der neuesten Version von Skype für Windows oder der Skype-App für iOS, können Sie sich mit über einer Millionen Skype-Hotspots weltweit verbinden. Der Dienst ist zwar nicht kostenlos und Sie brauchen ein gewisses Guthaben auf Ihrem Skype-Account um ihn zu nutzen, doch Skype rechnet nach Minuten ab und nicht nach dem Datenvolumen, das Sie verbrauchen.
In den USA beispielsweise können Sie Skype WiFi in verschiedenen Hotelketten wie Best Western und Econo Lodge benutzen. In Deutschland unterstützen iBahn, FON, Avanticom, Swisscom und andere Anbieter den Service und rechnen mit zehn bis 14 Cent pro Minute ab.