Если работник поменял фамилию: как действовать
Хотите изменить имя?
Статьей 28 ГКУ предусмотрено, что физическое лицо приобретает права и обязанности и осуществляет их под своим именем. С точки зрения закона имя физического лица, являющегося гражданином Украины, состоит из фамилии, собственного имени и отчества, если иное не следует из закона или обычая национального меньшинства, к которому такое лицо принадлежит.
Право физического лица, достигшего возраста, установленного законом, по собственному усмотрению поменять свое имя (фамилию, собственное имя, отчество) определено статьей 295 ГКУ.
Основания, по которым физическое лицо вправе принять такое решение, могут быть различными. Стремление к перемене имени, отчества или фамилии может быть вызвано неблагозвучием, трудностью произношения, неудачным сочетанием имени, отчества и фамилии или желанием носить имя в соответствии с национальными традициями и т. д. Но на практике наиболее часто встречающимися являются ситуации, когда смена фамилии связана с регистрацией либо расторжением брака.
Обращаем внимание, что в данной статье пойдет речь о ситуации, когда имя (Ф. И. О.) меняет обычный работник, не сам предпринимательсправка 1. И прежде чем перейти к алгоритму действий работодателя в случае смены работником имени, кратко остановимся на действиях самого работника.
Что предпринять работнику
Шаг 1. Регистрация перемены Ф. И. О. Смена имени (фамилии, собственного имени, отчества) в юридическом смысле этого слова совершается в тот момент, когда оно регистрируется. Такую регистрацию осуществляют органы государственной регистрации актов гражданского состояния (РАГС) по месту жительства гражданина Украины на основании его заявления.
О факте такой регистрации выдается соответствующее свидетельство (часть 1 статьи 18 Закона № 2398). После регистрации в паспорте гражданина делается отметка о том, что такой паспорт подлежит обмену в течение месяца.
Шаг 2. Получение нового паспорта. Обмен паспорта проводится территориальными подразделениями Государственной миграционной службы Украины в месячный срок по месту постоянного проживания гражданина (пункт 12 раздела II Положения № 2503, пункт 1.2 Порядка № 320).
Шаг 3. Уведомление налогового органа. Напомним, что данные обо всех физических лицах – налогоплательщиках содержатся в Государственном реестре физических лиц – плательщиков налогов (далее – ГРФЛ). Данные о фамилии, собственном имени и отчестве физического лица вносятся в учетную карточку плательщика налогов или уведомление (для физических лиц, которые из-за своих религиозных убеждений отказались от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика и имеют отметку в паспорте (учитываются по серии и номеру паспорта)).
Поэтому при смене имени (Ф. И. О.) физическое лицо обязано уведомить об этом орган ГНС по своему месту проживания путем подачи соответствующего заявления (раздел IX Положения № 954). Такое заявление должно быть подано физлицом не позднее месяца со дня возникновения указанных изменений (т. е. не позднее месяца с даты выдачи паспорта). Карточка плательщика налогов, содержащая прежние данные физлица, сдается им в орган ГНС, а взамен нее в течение 10 рабочих дней со дня подачи заявления выдается новый документ, удостоверяющий регистрацию физического лица в ГРФЛ, с учетом проведенных изменений. При этом регистрационный номер учетной карточки лица, зарегистрированного в ГРФЛ, не изменяется (пункт 3 раздела XI Положения № 954).
Для физлиц, отказавшихся из-за своих религиозных убеждений от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика, после подачи соответствующего заявления в орган ГНС и внесения изменений в отдельный реестр в их новом паспорте орган ГНС проставляет отметку о наличии права осуществлять любые платежи по серии и номеру паспорта (письмо ГНСУ от 02.12.2011 г. № 8013/7/18-3217).
Следует отметить, что несмотря на то, что за непредставление или несвоевременное представление физическими лицами в органы ГНС сведений об изменении данных, которые вносятся в ГРФЛ, штрафные санкции до 1 января 2014 года не применяются (пункт 14 подраздела 10 раздела XX НКУ), игнорировать порядок подачи сведений в налоговый орган не стоит.
Кроме обмена паспорта и уведомления органов ГНС, гражданину, поменявшему фамилию, имя, отчество, придется самостоятельно также поменять другие имеющиеся документы: загранпаспорт, военный билет, водительское удостоверение и техпаспорт, кредитные карточки, переоформить текущие и депозитные счета в банке.
Обращаем внимание: смена имени (Ф. И. О) не влечет за собой прекращения или изменения гражданских, трудовых прав и обязанностей физического лица, которые были приобретены им под прежним именем. Однако если говорить о смене имени лица, являющегося наемным работником, то об этих изменениях работник обязан уведомить своего работодателя.
Что ожидает работодателя
В свою очередь работодатель обязан совершить определенную процедуру действий, связанную с изменением персональных данных работника. Кратко опишем алгоритм действий работодателя. Итак, при смене имени (Ф. И. О.) работника работодателю в обязательном порядке нужно:
– внести изменения в трудовую книжку (осуществляются по основному месту работы), трудовой договор, другие документы, если они ведутся предпринимателем;
– переоформить работнику свидетельство об общеобязательном государственном социальном страховании;
– сообщить в Пенсионный фонд.
Рассмотрим более подробно процедуру каждого из перечисленных этапов.
Изменение личных данных во внутренних кадровых документах
С момента предоставления работником документов о смене фамилии все первичные документы предпринимателя, в которых указываются данные работника, оформляются на новую фамилию работника.
Основанием для этого будет служить факт предоставления работодателю следующих документов:
1) свидетельство о смене имени (копия) или свидетельство о браке (копия);
2) паспорт (копия);
3) регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов (копия).
Изменения в кадровых документах делаются путем зачеркивания одной чертой прежней фамилии и указания рядом новой, заверения исправлений подписью ответственного сотрудника. Таким образом, нужно изменить фамилию работника в следующих документах:
– графике отпусков;
– табеле учета использования рабочего времени (типовая форма № П-5, утвержденная приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489);
– расчетно-платежной ведомости работника (типовая форма № П-6, утвержденная приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489) и др.
Если на работника, сменившего Ф. И. О., ранее были выписаны какие-либо доверенности, необходимо их переоформить.
В ситуации, когда кадровый учет, так же как и расчет зарплаты, ведется с помощью автоматизированной системы в электронном виде, это упростит задачу. Достаточно в базе один раз изменить фамилию работника, и соответствующие исправления будут автоматически внесены во все документы. Останется только удостовериться, везде ли, где нужно, программа заменила данные.
Если же какие-то регистры учета ведутся традиционно на бумаге, тогда используйте привычный метод: прежние данные зачеркните, впишите новые с соответствующей ссылкой на документ и заверьте подписью предпринимателя.
Изменение личных данных в трудовой книжке работника
Согласно пункту 2.13 Инструкции № 58 изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве выполняется собственником или уполномоченным им органом по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени и отчества и т. п.) и со ссылкой на номер и дату этих документов. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество и записываются новые данные со ссылкой на соответствующие документы на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или отдела кадров.
Однако проблема в том, что соответствующую запись в трудовой книжке может сделать только работодатель-предприятие. Частный предприниматель не вносит в трудовую книжку работницы запись об изменении фамилии. Это может сделать только центр занятости.
Изменение личных данных в трудовом договоре
Среди обязательных сведений и условий трудовой договор должен содержать данные о работнике и работодателе, заключивших такой договор. На практике много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры в связи с изменением фамилии работника.
Действующее трудовое законодательство не устанавливает порядок внесения изменений в трудовой договор, заключенный с работником в письменной форме, в случае смены работником имени. На практике используются два варианта:
1) в тексте трудового договора зачеркиваются прежние данные работника и вписываются новые со ссылкой на документ, послуживший основанием для внесения таких изменений. Проставляются дата внесения изменений и подписи лица, вносившего изменения, и работника;
2) произошедшие изменения в Ф. И. О. и паспортных данных работника оформляются отдельным документом в виде приложения к трудовому договору. Отметим, что именно к такому способу внесения изменений в трудовой договор склоняется Минсоцполитики (ранее – Минтруда) (письмо Минтруда от 16.01.2009 г. № 7/06/186-09).
Вместе с тем многие специалисты придерживаются мнения, что в случае смены работником имени (Ф. И. О.) изменения в трудовой договор вносить не нужно. Достаточно будет при расторжении трудового договора с работником предоставить центру занятости копии документов, удостоверяющих смену имени (копию свидетельства о браке или копию свидетельства о смене фамилии, если фамилия меняется по другим причинам, нежели заключение брака).
Аргументируется такая позиция тем, что перемена имени не влечет за собой прекращения или изменения трудовых прав работника, приобретенных им под прежним именем. Ведь, по сути, условия самого трудового договора остаются прежними.
Переоформление страхового свидетельства
Не следует забывать и о тех документах, которые есть на руках у работника, но их оформление ложится на плечи работодателя. Прежде всего речь идет о страховом свидетельстве об общеобязательном государственном социальном страховании. Работодателю его надо переоформить, если застрахованный работник меняет личные данные, в том числе фамилию.
Страховое свидетельство об общеобязательном государственном социальном страховании – это единый для всех видов общеобязательного государственного социального страхования документ строгой отчетности, подтверждающий право застрахованного лица на получение услуг и материального обеспечения по общеобязательному государственному социальному страхованию. Процедура получения наемными работниками свидетельства об общеобязательном государственном социальном страховании установлена Порядком № 1306.
Каждому работнику, заполнившему анкету застрахованного лица, органом Пенсионного фонда выдается страховое свидетельство. Наемные работники получают страховое свидетельство у своего работодателя. Если работник имеет несколько мест работы, страховое свидетельство выдается по месту основной работы (письмо ПФУ от 06.12.2005 г. № 15407/03-02).
В страховое свидетельство включаются следующие сведения о застрахованном лице:
– фамилия, имя и отчество;
– дата и место (страна, область, район, населенный пункт) рождения;
– пол.
Если какое-либо из указанных сведений со временем меняется, например, в связи с переменой имени работником, то в месячный срок со дня наступления изменений такой работник обязан через своего работодателя-страхователя представить органу Пенсионного фонда заявление об обмене страхового свидетельства, к которому должны быть приложены копии документов, подтверждающих эти изменения (п. 14 Порядка № 1306).
На основании предоставленных документов орган Пенсионного фонда в течение двух недель оформляет новое страховое свидетельство с тем же номером. Заметим, что номер страхового свидетельства совпадает с регистрационным номером учетной карточки плательщика налогов (идентификационным номером) работника, выданным ему органом ГНС.
В течение недели со дня получения от Пенсионного фонда переоформленного страхового свидетельства работодатель-страхователь обязан выдать его застрахованному лицу под подпись в сопроводительной ведомости (ведомость отправляется работодателем обратно в отделение Пенсионного фонда).
Изменения в отчетности
Форма № 1ДФ. В Налоговом расчете по форме № 1ДФ не указываются фамилия, собственное имя, отчество работника, а отражается только его регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов (идентификационный номер), который после перемены имени работника остается прежним. Поэтому в таком отчете ничего не меняется. Орган ГНС о перемене имени уже уведомил сам работник, когда вносил изменения в учетную карточку плательщика налогов.
Отчет по ЕСВ. Ранее, до недавних изменений в Порядок № 22-2, работодатель обязан был уведомить органы Пенсионного фонда (п. 2.12 Порядка № 22-2). В настоящее время в случае, если произошли изменения в имени или в номере застрахованного лица, это событие не отражается в таблице 5 приложения 4 по ЕСВ.
Извещать каким-либо образом остальные фонды социального страхования (от несчастных случаев, по временной потери трудоспособности) о смене работником фамилии, имени или отчества также не нужно.
Справочная информация (справка)
1 О том, какие шаги нужно предпринимать в случае, если фамилию меняет сам предприниматель, мы писали в «СД», 2012, № 18, с. 19.
Документы консультации
ГКУ – Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.
НКУ – Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
Закон № 2398 – Закона Украины «О государственной регистрации актов гражданского состояния» от 01.07.2010 г. № 2398-VI.
Положение № 2503 – Положения о паспорте гражданина Украины, утвержденное постановлением ВРУ от 26.06.92 г. № 2503-XII.
Порядок № 320 – Порядок оформления и выдачи паспорта гражданина Украины, утвержденный приказом МВД от 13.04.2012 г. № 320.
Порядок № 22-2 – Порядок формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением правления ПФУ от 08.10.2010 г. № 22-2.
Порядок № 1306 – Порядок выдачи свидетельства об общеобязательном государственном социальном страховании, утвержденный постановлением КМУ от 02.08.2000 г. № 1306.
Инструкция № 58 – Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минюста, Минтруда и Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58.
Положение № 954 – Положение о регистрации физических лиц в Государственном реестре физических лиц – плательщиков налогов и утрате силы некоторых приказов Государственной налоговой администрации Украины, утвержденное приказом ГНАУ от 17.12.2010 г. № 954.
