Минфин объяснил как учитывать командировочные расходы

Юридическим лицам Положением об эмиссии платежных карт, утвержденным Банком России 24 декабря 2004 года № 266-П разрешено осуществлять оплату своих расходов с помощью банковских карт. При этом договор с банком заключает само юридическое лицо, а фактическим держателем банковской карты является физическое лицо, являющееся уполномоченным представителем организации. Минфин в письме от 06.04.15 № 03-03-06/2/19106 разъяснил порядок учета командировочных расходов, если средства на командировку были получены с банковской карты уполномоченного лица.

Финансисты считают, что главное, чтобы командировочные расходы соответствовали требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ, а значит, были экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Статья 168 Трудового кодекса РФ и вытекающее из ее норм Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749, регламентируют работодателям возмещать работникам расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства и прочие расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Таким образом, обоснованность командировочных расходов подтверждается приказом о командировке по организации и авансовым отчетом работника, который он должен составить по итогам командировки. Если компенсация расходов была получена с банковской карты организации, то к авансовому отчету должны быть приложены оригиналы всех документов, подтверждающих использование банковской карты уполномоченного работника — квитанции банкоматов или электронных терминалов, на которых обязательно должна быть указана фамилия держателя банковской карты.

При условии соблюдения этих требований, организация может учесть расходы на командировки работников в целях налогообложения прибыли, на основании пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, в составе прочих расходов.